Gestire la pulizia di una sede direzionale a Porta Nuova significa convivere con un calendario fitto: riunioni che iniziano alle 8, sale meeting prenotate a tutte le ore, dipendenti che entrano ed escono fino a sera tardi. In un edificio dove ogni piano è una vetrina aziendale, l’ufficio sporco non è un fastidio. È un problema di percezione.
Ci ha contattati il Facility Manager di una società di consulenza con sede tra via Filzi e Piazza Gae Aulenti — circa 1.800 mq distribuiti su due piani, oltre quaranta postazioni operative, sale riunioni vetrate, due aree break e una reception molto frequentata. Il fornitore precedente arrivava in orario d’ufficio, faceva rumore con gli aspirapolvere durante le call e si dimenticava puntualmente delle vetrate interne. La direzione aveva chiesto un cambio.
Il problema: una sede direzionale che non può “fermarsi”
Il quadro che ci ha presentato il Facility Manager era chiaro. Il pulitore precedente lavorava in fascia 9-13, esattamente nelle ore in cui le sale riunioni erano in uso. I consulenti si lamentavano del rumore, del passaggio nei corridoi durante le video call e di un livello di pulizia che, per uno spazio così rappresentativo, non era accettabile.
C’erano poi tre punti critici specifici. Le vetrate interne tra sale riunioni e open space si presentavano con aloni e impronte già a metà settimana. I bagni del piano cliente — quelli usati dai visitatori — non venivano disinfettati con la frequenza necessaria. E la moquette delle aree riunioni, di colore chiaro, mostrava macchie di caffè che nessuno aveva mai trattato seriamente.
Il brief era netto: serviva un servizio invisibile, fatto fuori dagli orari di presenza dei dipendenti, con uno standard estetico all’altezza della sede. E serviva qualcuno che producesse documentazione utile per gli audit interni e per i clienti che chiedevano informazioni sulla sostenibilità ambientale.
Il nostro intervento: sopralluogo, piano operativo e cambio di fascia oraria
Operando come Divisione B2B di Bloom Cleaning, abbiamo iniziato con un sopralluogo congiunto con il Facility Manager. Abbiamo mappato tutte le aree, fotografato le criticità (vetrate, moquette, scrivanie), misurato i metri quadri effettivi e capito il flusso reale dei dipendenti durante la giornata.
Il piano che abbiamo proposto si basava su tre scelte operative.
Fascia oraria pre-apertura. Il nostro team entra alle 6:00 e termina alle 8:30, prima dell’arrivo del 90% dei dipendenti. La reception viene presidiata in coordinamento con la security dell’edificio. Nessun rumore durante le call, nessun pulitore che si muove tra le scrivanie quando i consulenti stanno lavorando.
Strumentazione adeguata alla sede. Abbiamo portato lavasciuga elettriche silenziate per i pavimenti del piano cliente, aspiratori professionali con filtro HEPA per la moquette delle sale riunioni, prodotti specifici per le vetrate interne (panno in microfibra dedicato, niente carta o detergenti alcolici aggressivi). Per il trattamento periodico della moquette macchiata programmiamo un intervento mensile a iniezione-estrazione, fuori orario lavorativo.
Documentazione e prodotti certificati. L’azienda voleva poter rispondere alle richieste dei clienti sulla sostenibilità ambientale. Tutti i prodotti che usiamo sono certificati Ecolabel UE, il personale è formato secondo D.Lgs 81/08 e il DURC è sempre in corso di validità. Mensilmente consegniamo al Facility Manager un report con interventi eseguiti, prodotti usati e ore impegnate — materiale utile sia per gli audit interni che per le risposte ai questionari ESG dei clienti.
Il risultato: tre mesi dopo, zero richiami e un secondo contratto
Dopo i primi novanta giorni di attività la valutazione interna del Facility Manager è stata positiva su tre fronti misurabili. Le segnalazioni interne sui livelli di pulizia (raccolte tramite un canale Slack dedicato) sono scese da circa quindici al mese a zero. Le vetrate non hanno più registrato richieste di intervento straordinario. Il trattamento mensile della moquette ha riportato in stato accettabile anche le aree riunioni più frequentate.
A sei mesi dall’avvio, la stessa società ci ha proposto di prendere in gestione anche la sede milanese di un brand del gruppo, sempre in zona Porta Nuova ma su un singolo piano in via Melchiorre Gioia. Abbiamo replicato il modello: sopralluogo, fascia pre-apertura, stessa strumentazione, stessi prodotti certificati. Anche qui, dopo tre mesi, il Facility Manager ci ha confermato il rinnovo.
Quello che ha funzionato non è stato un singolo elemento ma la combinazione: orari giusti, strumenti giusti, persone formate e documentazione che permette al Facility Manager di rispondere a qualsiasi richiesta dell’azienda senza dover rincorrere il fornitore.
Sopralluogo gratuito per la tua sede in zona Porta Nuova
Sei un Facility Manager o un Office Manager con una sede in zona Porta Nuova, Gae Aulenti, via Melchiorre Gioia, viale della Liberazione, Garibaldi o nelle torri vicine? Se il tuo attuale fornitore lavora negli orari sbagliati, non documenta gli interventi o non riesce a tenere lo standard estetico richiesto da una sede direzionale, possiamo proporti un’alternativa strutturata.
Contattaci per un sopralluogo gratuito: analizziamo gli spazi, capiamo i flussi della tua sede e ti presentiamo un piano di intervento su misura — con orari, strumentazione e documentazione coerenti con il tuo livello operativo.