Il problema
Una società di consulenza con sede in zona Stazione Centrale ha deciso di chiudere l’ufficio milanese e di consolidare le operazioni nella sede di Bologna. La sede occupava 450 mq in un palazzo direzionale degli anni Sessanta tra via Pisani e via Vittor Pisani, su un solo piano. All’interno: 38 postazioni operative (scrivanie, sedute, cassettiere), una sala riunioni grande, tre sale piccole, un ufficio direzionale, una zona reception, una zona break, un archivio cartaceo storico, una piccola sala server in via di dismissione.
L’Office Manager aveva tre vincoli precisi. Tempi: il contratto di locazione si chiudeva il 30 del mese, e il rilascio dell’immobile alla proprietà doveva avvenire entro quella data, completo di pulizia. Recupero: una parte degli arredi (le sedute di valore, alcuni armadi e l’arredo della sala riunioni grande) doveva essere recuperata per la sede di Bologna. Smaltimento: il resto andava smaltito in conformità normativa, con tracciabilità documentale per la rendicontazione al Direttore Generale.
A complicare l’operazione, l’archivio cartaceo conteneva documentazione protetta da GDPR — fascicoli clienti, contratti, comunicazioni interne riservate. Lo smaltimento dell’archivio richiedeva distruzione certificata.
Il nostro intervento
Il sopralluogo è stato eseguito 15 giorni prima della data di rilascio. Insieme all’Office Manager e al Property Manager della proprietà abbiamo mappato l’intervento in quattro componenti:
Componente 1 — Inventario e selezione. Catalogazione di tutti gli arredi, con classificazione per destinazione: recupero (consegna a Bologna), donazione (un onlus locale aveva manifestato interesse per scrivanie e sedute non datate), smaltimento, distruzione certificata (archivio). L’inventario è stato consegnato all’Office Manager in formato tabellare con foto degli arredi principali.
Componente 2 — Carico verso Bologna. Due furgoni dedicati con personale formato per il trasporto di arredi aziendali. Imballo dei mobili più sensibili (sedute direzionali in pelle, tavolo della sala riunioni grande in essenza naturale), protezione di spigoli e superfici, fissaggio con cinghie. Consegna alla sede di Bologna in due giornate, con bolla di consegna controfirmata dal nostro responsabile.
Componente 3 — Donazione alla onlus. Coordinamento con l’organizzazione beneficiaria, trasporto degli arredi selezionati al magazzino dell’onlus, rilascio della ricevuta utile per la rendicontazione fiscale aziendale.
Componente 4 — Smaltimento e distruzione certificata. Trasporto degli arredi non recuperabili presso impianti di trattamento autorizzati (mobili in laminato, scrivanie obsolete, cassettiere danneggiate). Smaltimento dei rifiuti elettronici (RAEE) dei server in via di dismissione presso centro autorizzato AEE, con rilascio del formulario di identificazione. Distruzione certificata della documentazione cartacea dell’archivio presso impianto autorizzato secondo standard DIN 66399 livello P-4, con rilascio del certificato di distruzione.
Operando come Divisione B2B di Bloom Cleaning, abbiamo coordinato l’intero processo con un responsabile di commessa unico e con il nostro servizio di sgombero arredi aziendali a Milano, che integra recupero, donazione, smaltimento e distruzione certificata in un unico interlocutore. Al termine del lavoro abbiamo eseguito la pulizia di rilascio della sede: detersione di pavimenti, vetrate, sanitari, smontaggio della cartellonistica interna, raccolta finale dei rifiuti minuti, consegna chiavi alla proprietà.
Il risultato
Il rilascio dell’immobile è avvenuto il 28 del mese, due giorni in anticipo sulla scadenza contrattuale. La proprietà ha eseguito il verbale di rilascio senza rilievi. Tutta la documentazione di tracciabilità (bolle di consegna a Bologna, ricevuta della donazione alla onlus, formulari di smaltimento ordinario, formulario RAEE per i server, certificato di distruzione documentale) è stata consegnata all’Office Manager in un dossier digitale unico.
Il Direttore Generale ha approvato il rendiconto dello sgombero in sede di chiusura del progetto di consolidamento sedi. La società di consulenza ci ha successivamente coinvolto in una seconda commessa di sgombero per la chiusura di un ufficio satellite di Torino, sempre con la stessa formula.
Serviamo anche le zone limitrofe
Operiamo regolarmente nelle zone direzionali centrali di Milano. Oltre alla Stazione Centrale (via Pisani, Repubblica, viale Tunisia, via Vitruvio), seguiamo sgomberi e dismissioni di sedi in Porta Nuova, Repubblica, Loreto, Buenos Aires, Caiazzo, e abbiamo gestito un caso analogo eseguito in zona Pagano per una PMI.
Richiedi un sopralluogo gratuito
Sei Office Manager, Property Manager o General Counsel di un’azienda che sta chiudendo o consolidando una sede a Milano? Hai bisogno di gestire lo sgombero degli arredi, lo smaltimento conforme dei materiali e la distruzione certificata della documentazione cartacea, con un unico interlocutore? Contattaci per un sopralluogo gratuito. Ti consegniamo un piano di sgombero su misura, completo di inventario, calendario operativo e documentazione di tracciabilità.
Domande frequenti
Significa che ogni tipo di rifiuto (mobili in laminato, sedute in tessuto, RAEE, archivio cartaceo) viene conferito presso impianti autorizzati al trattamento di quella specifica categoria, con rilascio del formulario di identificazione del rifiuto previsto dal D.Lgs 152/2006. Tutta la documentazione viene consegnata al cliente in un dossier unico utile per audit ambientali e rendicontazione interna.
I documenti cartacei riservati vengono trasportati in contenitori sigillati a un impianto autorizzato e distrutti secondo standard DIN 66399. Per la documentazione GDPR il livello standard è P-4 (taglio in particelle ≤ 6 mm²); su richiesta forniamo livelli superiori (P-5 o P-6) per documenti classificati. Rilasciamo certificato di distruzione con numero di matricola tracciabile.
Sì, è una pratica che abbiamo formalizzato. Coordiniamo con organizzazioni no-profit locali, cooperative di reinserimento, scuole o associazioni che hanno espresso interesse per arredi aziendali in buono stato. La donazione viene documentata con ricevuta utile per la rendicontazione fiscale dell’azienda donatrice.
Sì. Forniamo il servizio completo di trasloco aziendale: imballo dei mobili sensibili, protezione degli spigoli, trasporto con furgoni dedicati, scarico e posizionamento alla destinazione. Il servizio è coperto da assicurazione UnipolSai per danni accidentali al trasportato. Coordiniamo direttamente con l’Office Manager della nuova sede.
In condizioni standard 5-8 giorni operativi, in base a quantità di arredi, presenza di archivi cartacei voluminosi, vincoli di accesso del palazzo (orari di carico/scarico, ascensori dedicati, ZTL). Per sedi più piccole (sotto i 200 mq) lavoriamo in 2-4 giorni. Per emergenze (sgombero da chiudere in 48 ore) attiviamo squadre rinforzate, con tariffa concordata in preventivo.