Uno studio legale a San Babila ha caratteristiche operative diverse da un ufficio di consulenza o da una redazione. Le riunioni con i clienti durano ore, gli archivi cartacei occupano interi corridoi, le sale meeting devono essere impeccabili in qualunque momento del giorno perché un cliente potrebbe arrivare senza preavviso. E sopra ogni cosa, la riservatezza è regola: chi entra e lavora negli spazi deve sapere come comportarsi.
Lo studio associato che ci ha contattati gestisce diritto societario e contenzioso commerciale, con sede in un palazzo storico di Corso Europa. Venti professionisti tra soci, of counsel e collaboratori, una segreteria di sei persone, tre sale riunioni vetrate, un archivio fisico al piano interrato e una reception cliente molto curata. La superficie totale è di circa 900 mq.
Il problema: estetica perfetta, riservatezza assoluta e orari complicati
Il managing partner dello studio aveva tre criticità da risolvere con il fornitore precedente.
La prima era estetica. In uno studio legale di Corso Europa la sala d’attesa, le sale riunioni e la reception devono essere visibilmente curate in qualunque momento. Marmo lucido, vetrate senza aloni, scrivanie ordinate. Il vecchio fornitore arrivava alle 7:00, terminava alle 9:00 e lasciava le sale meeting già “consumate” dopo le prime due riunioni del mattino — perché nessuno tornava a controllare.
La seconda era operativa. Le riunioni con i clienti — soprattutto nelle pratiche di contenzioso più sensibili — possono durare anche cinque o sei ore di seguito. Gli avvocati lasciano i tavoli pieni di documenti, faldoni aperti, bicchieri usati. Tra una riunione e l’altra, però, c’è raramente più di mezz’ora — e in quel tempo qualcuno doveva sistemare la sala in modo discreto, senza toccare i documenti dei clienti.
La terza era di riservatezza. Lo studio aveva avuto in passato problemi con personale del fornitore che fotografava (per ragioni innocue, ma comunque) gli ambienti, oppure spostava documenti sui tavoli durante la pulizia. Il managing partner voleva un team fisso, formato sulla riservatezza, con un protocollo scritto per la gestione dei documenti durante le pulizie.
Il nostro intervento: team fisso, protocollo riservatezza e doppia presenza giornaliera
Operando come Divisione B2B di Bloom Cleaning, abbiamo iniziato con un sopralluogo congiunto con il managing partner e l’office manager dello studio. Abbiamo mappato i flussi delle riunioni, gli orari di punta della reception e identificato i due momenti della giornata in cui era necessario intervenire.
Il piano operativo si è basato su quattro elementi.
Team dedicato e fisso. Allo studio è assegnato un team di tre operatori (più una sostituta in caso di assenze) che ruotano sempre tra gli stessi spazi. Il managing partner conosce nomi e cognomi delle persone che entrano nello studio, e questo è già un primo livello di sicurezza percepita.
Protocollo riservatezza scritto e sottoscritto. Tutti gli operatori hanno firmato un protocollo specifico per lo studio: nessuno tocca documenti, nessuno apre cassetti, nessuno fotografa gli ambienti, nessuno usa il telefono personale durante l’intervento. In caso di documenti lasciati sui tavoli, l’operatore pulisce attorno e segnala alla segreteria la presenza di materiale da rimuovere prima della pulizia successiva.
Doppia presenza giornaliera. La pulizia principale viene eseguita in fascia 6:30-8:30, prima dell’arrivo dei professionisti. A metà giornata, alle 13:30, una nostra operatrice rientra per circa un’ora: sistema le sale riunioni utilizzate al mattino, riordina la sala d’attesa, controlla i bagni cliente e ripristina la reception. È il “passaggio invisibile” che tiene lo studio in stato presentabile per tutto il pomeriggio.
Strumentazione coerente con i materiali pregiati. Lo studio ha pavimenti in marmo lucido nelle aree comuni, parquet pregiato negli uffici dei soci, vetrate continue tra sale riunioni e corridoi. Usiamo lavasciuga elettriche con accessori specifici per marmo, prodotti neutri certificati Ecolabel UE che non aggrediscono il parquet, panni in microfibra dedicati per le vetrate. Per la lucidatura periodica del marmo (ogni quattro mesi) utilizziamo monospazzole con dischi appositi.
Mensilmente l’office manager riceve un report con tutti gli interventi documentati — informazione utile non solo per il managing partner ma anche per le compagnie assicurative dello studio e per le richieste delle banche partner.
Il risultato: la reception perfetta a qualunque ora del giorno
Dopo i primi sei mesi di servizio il managing partner ha riassunto la valutazione interna in una frase: “La reception è impeccabile alle 9:00 e alle 17:00, e questo non era mai successo prima”. Il passaggio di metà giornata ha eliminato il problema delle sale riunioni “consumate” dopo le prime ore del mattino. Il protocollo di riservatezza ha azzerato le segnalazioni interne sui documenti spostati o toccati. Il team fisso ha creato un livello di familiarità che la segreteria stessa apprezza.
A nove mesi dall’avvio lo studio ci ha esteso il servizio anche alla pulizia periodica dell’archivio fisico al piano interrato — un intervento che richiede aspiratori HEPA per gestire la polvere senza disperderla nelle sale operative — e ha confermato il rinnovo annuale del contratto.
Il punto centrale, ci ha detto l’office manager nell’ultima riunione di verifica, non è solo che lo studio è pulito. È che lo studio è pulito in modo prevedibile e silenzioso, da persone che si conoscono e che sanno come muoversi tra i clienti, i documenti e gli avvocati.
Sopralluogo gratuito per il tuo studio in zona San Babila
Sei managing partner, office manager o responsabile amministrativo di uno studio legale, notarile o associazionistico in zona San Babila, Corso Europa, Corso Venezia, Tribunale o Duomo? Se cerchi un fornitore con team fisso, protocollo di riservatezza scritto e doppia presenza giornaliera per mantenere la reception sempre presentabile, possiamo proporti un’alternativa.
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