Il contratto delle pulizie da una parte, gli ordini di carta e sapone dall’altra, e ogni extra una telefonata diversa
L’office manager di una società con uffici distribuiti su due piani di una torre in zona CityLife gestiva la pulizia con un contratto, ma tutto il resto viaggiava separato. La carta per i bagni e il sapone li ordinava da un altro fornitore, e quando finivano prima del previsto lo scopriva dalle lamentele dei colleghi. Il materiale di pulizia lo comprava lei, tenendo un piccolo magazzino nell’archivio. E per gli interventi che capitano una volta ogni tanto — il lavaggio delle sedute, un ritocco di imbianchino dopo aver spostato le postazioni, lo spostamento di qualche armadio per un riassetto — ogni volta era una telefonata a un contatto diverso.
Il problema non erano le pulizie, che funzionavano. Era la gestione. Un fornitore per il servizio, un altro per i consumabili, un artigiano di fiducia per l’imbiancatura, un traslocatore per gli spostamenti: quattro interlocutori, quattro fatture, e lei nel mezzo a fare da centralino. Cercava un facility management uffici CityLife Milano che tenesse insieme tutto ciò che ruota intorno alla pulizia degli uffici, senza doversi occupare di ordinare la carta o di trovare chi imbianca una parete.
La richiesta era semplice da dire e meno banale da soddisfare: un solo fornitore per il mondo delle pulizie, dai passaggi quotidiani ai consumabili fino agli extra periodici, con una fattura sola e un solo numero da chiamare.
Un solo contratto: pulizie programmate, fornitura dei consumabili e gli extra periodici già inclusi
Dopo un sopralluogo su entrambi i piani — postazioni, sale riunioni, servizi igienici, area break, archivio — abbiamo costruito un contratto continuativo che riunisce sotto un unico referente ciò che prima era sparso. Operando come Divisione B2B di Bloom Cleaning, restiamo dentro un perimetro preciso: la gestione delle pulizie degli uffici e tutto quello che le sta attorno, non servizi estranei al nostro mestiere.
Le pulizie programmate partono alle 6:00, prima dell’arrivo dei dipendenti. Gli uffici sono in ordine quando la giornata inizia, e nessuno vede le operazioni: è il servizio invisibile che un ufficio si aspetta. È il modello che proponiamo nel nostro servizio di facility management a Milano.
Alla pulizia abbiamo aggiunto la fornitura dei consumabili per i bagni e del materiale di pulizia. Carta igienica, salviette, sapone e sacchi vengono riforniti da noi con un controllo delle scorte a ogni passaggio, così i servizi non restano mai scoperti e l’office manager smette di monitorare il magazzino. È la parte che pesa di più nella gestione quotidiana, perché un bagno senza carta genera lamentele immediate, e l’abbiamo tolta del tutto dal suo tavolo.
Nel contratto rientrano anche gli interventi periodici che prima richiedevano ogni volta un fornitore diverso. Il lavaggio delle sedute operative una volta l’anno, con metodo iniezione-estrazione sui tessuti. Un ritocco di imbiancatura quando serve rinfrescare una parete segnata. Lo spostamento di scrivanie e armadi in caso di riassetto degli spazi, e piccoli extra come la sostituzione delle lampadine fulminate durante i passaggi. Sono attività che teniamo dentro la gestione ordinaria, programmandole nel calendario invece di trattarle come emergenze.
Sul fronte documentale l’office manager ha ciò che serve a un ufficio ordinato. Personale formato secondo il D.Lgs 81/08, DURC sempre valido, assicurazione danni a terzi, prodotti con marchio Ecolabel UE per le superfici. A ogni ciclo lasciamo un resoconto delle attività svolte e dei consumabili riforniti, così le spese sono chiare e verificabili, e non c’è più bisogno di riconciliare quattro fatture di quattro fornitori.
Un unico fornitore, una fattura sola e i bagni mai a secco
La società è passata da quattro interlocutori a un contratto unico con un referente dedicato, che l’office manager chiama per qualsiasi cosa riguardi la pulizia e la sua gestione. Ci ha riferito che il tempo speso a ordinare consumabili e a rincorrere fornitori per i piccoli extra si è praticamente azzerato: le segnalazioni arrivano a un numero solo e trovano risposta senza rimbalzi.
Il valore, per un ufficio, sta nella prevedibilità. I bagni sono sempre riforniti, il materiale di pulizia non manca, e gli interventi periodici come il lavaggio delle sedute o un ritocco di vernice sono già messi a calendario, senza doverli far approvare come spesa straordinaria ogni volta. Una fattura sola rende anche più semplice il controllo dei costi.
Il contratto prevede le pulizie programmate, la fornitura continuativa dei consumabili e un piano degli interventi periodici concordato a inizio anno, con la possibilità di aggiungere passaggi straordinari prima di riunioni importanti o visite di clienti. La frequenza si adatta ai periodi di maggiore attività, senza dover rimettere mano a fornitori diversi ogni volta che cambia un’esigenza.
Serviamo anche le zone limitrofe
Seguiamo uffici e sedi aziendali in tutta la fascia nord-ovest della città. Oltre a CityLife, operiamo al Portello, in zona Fiera, lungo il Sempione, ad Amendola-Buonarroti, a Cadorna e in zona Sarpi, con la stessa attenzione come per la pulizia degli uffici direzionali. Calibriamo frequenza, fornitura e interventi periodici sulla dimensione degli uffici e sul numero di persone che li usano.
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Gestisci gli uffici di un’azienda a CityLife e ti ritrovi a coordinare un fornitore per le pulizie, un altro per la carta dei bagni e un altro ancora per i piccoli interventi? Contattaci per un sopralluogo gratuito. Analizziamo gli spazi e costruiamo un contratto unico che tiene insieme pulizie programmate, fornitura dei consumabili e gli extra periodici, con un solo referente e una sola fattura.